【悲報】あなたの会社のIT外注、9割がカモられてます。情シスなし企業が“搾取されない”ための、悪魔的業者コントロール術

【この記事はこんな方に向けて書いています】

社内にIT部門がなく、外部の業者に言われるがままで不安な経営者の方
総務や管理部門で、よく分からないままIT関連の業者対応をしている担当者の方
過去にIT外注で、高額な費用を請求されたり、期待外れの結果に終わったりした経験のある方
ITをコストではなく“武器”として活用し、会社を成長させたいと考えている全ての方

「ウチはITに詳しい人間がいないから、専門の業者さんにお任せするしかないんだよ」あなたは、そう考えて、ベンダーの言うことを鵜呑みにし、言われるがままに契約書にハンコを押してしまっていませんか？

もし、そうだとしたら…その思考停止、めちゃくちゃ危険です。断言します。日本の多くの中小企業は、その“知識のなさ”につけ込まれ、IT業者にいいようにカモられ、搾取されています。

なぜなら、彼らにとってあなたは「よく分からないけど、金は出す」という、最高に御しやすいお客様だから。今日は、IT外注をただの「丸投げ」から、会社の成長を加速させる「戦略的パートナーシップ」へと変えるための、厳しいですが超実践的な業者コントロール術についてお話しします。

大前提：「丸投げ」した瞬間、あなたは“カモ”になる

まず、この残酷な真実を脳に刻み込んでください。あなたが「専門家にお任せします」と、思考停止で外注業者に「丸投げ」した瞬間、あなたは彼らの“カモ”リストに追加されます。

IT業者の目的は、あなたの会社の事業成功ではありません。自社の利益を最大化させることです。これはビジネスとして当然のこと。そして、あなたがITについて無知であればあるほど、彼らは楽に、そして高く儲けることができるんです。

IPA（情報処理推進機構）の調査でも、多くの中小企業が深刻なIT人材不足に悩み、外部委託への依存度が高いことが示されています。だからこそ、「発注する力」、すなわち「カモられない力」が、今の中小企業にとって死活問題なんです。「丸投げ」は、業者に「どうぞ、私たちをあなたの都合のいいように料理してください」と、白旗を上げているのと同じ行為だと自覚してください。

カモられないための「要求定義」という名の武装

では、どうすれば業者をコントロールできるのか。そのための最強の武器が、発注者である“あなた自身”が作る「要求定義書」です。これは、「何を作ってほしいか」という機能の話ではありません。「どんな課題を、どう解決したいか」という、あなたの会社の“意思”を示す設計図です。

優れた要求定義書には、最低でも次の３つの要素が含まれています。

現状の課題（As-Is）： 「今、請求書の手作業での入力に、毎月50時間かかっており、人件費に換算すると年間〇〇万円の損失が出ている」といった、具体的な「痛み」を、必ず“数値”で示します。
理想の姿（To-Be）： 「このシステムで、月50時間の作業を5時間に短縮し、年間〇〇万円のコストを削減したい。それによって生まれた時間で、新しい顧客の開拓に注力したい」という、具体的なゴールを描きます。
絶対に譲れない条件（Must）： 「予算は〇〇円以内」「納期は×月×日まで」「既存の会計ソフトと連携できること」など、これだけは譲れないという必須条件を明確にします。

この一枚の紙があるだけで、業者はあなたを「何も知らない素人だ」とナメてかかることができなくなります。これが、あなたの会社を守る最初の武装です。

業者を“パートナー”に変える、契約後のコントロール術

契約書にハンコを押して、終わりではありません。むしろ、本当の戦いはそこから始まります。業者をあなたの手のひらの上で転がすための、３つのコントロール術を伝授します。

１．週一の定例会を“死守”する 「進捗は、順調です」。業者のこの言葉を、絶対に信じてはいけません。必ず週に一度、顔を合わせて（オンラインで可）、「先週やったこと」「今週やること」「課題になっていること」を、具体的に報告させてください。これをサボると、納期直前に「すみません、実はまだできていませんでした」という、最悪の事態が待っています。

２．必ず“相見積もり”を取る どんなに信頼している業者でも、必ず2～3社から見積もりを取りましょう。これは、提示された金額や提案内容が妥当かどうかを判断するだけでなく、業者に対して「あなたの代わりは、他にもいるんですよ」という、健全なプレッシャーを与えるためです。

３．「追加費用」の発生ルールを契約時に握る 「実際にやってみたら、想定外の作業が必要になったので、追加で〇〇万円ください」。この、業者伝家の宝刀“後出しジャンケン”を防ぐために、契約を結ぶ段階で、「どういう条件で、いくらの追加費用が発生するのか」を、文書で明確に定めておきましょう。

IT部門がないことは、弱みではありません。しがらみがなく、外部の優れた知見を、身軽に、そして柔軟に取り入れられる「強み」です。

重要なのは、ITの専門家になることじゃない。「自分たちが何をしたいか」を明確にし、「業者を正しくコントロールする術」を身につけることです。「丸投げ」という思考停止をやめ、あなた自身がIT戦略の「主導権」を握る。その覚悟ができたとき、外注業者はあなたをカモにする相手ではなく、あなたの会社を成長させる、最強のパートナーに変わるはずです。