【上司も唸る】IT化を丸投げされた初心者のための、プロジェクト計画書“完璧”テンプレート

【この記事はこんな方に向けて書いています】

ある日突然、上司から「会社のIT化、よろしく！」と、壮大なプロジェクトを丸投げされてしまった、非IT部門の方
「プロジェクト計画書を作って、経営会議で説明して」と言われたものの、何を書けばいいのか、見当もつかずにフリーズしている方
中小企業で、総務や経理を担当しながら、会社のDXも進めなければならない、マルチタスクな立場の方
これからITプロジェクトのリーダーや、プロジェクトマネージャーを目指したいと考えている、意欲あふれる若手社員の方
説得力のある計画書で、上司や経営層から、予算と承認をスムーズに獲得したい、すべてのビジネスパーソン

「君、パソコン詳しそうだからさ。うちの会社のIT化、ちょっと担当してくれないかな？」

ある日、上司から投げかけられた、その一言。一見すると、期待の表れのようにも聞こえますが、その実態は、地図もコンパスも渡されずに、「宝島を探してこい」と言われるような、壮大な無茶振りです。

何から手をつけていいか分からず、ただ目の前が真っ暗になっている。そんなあなたのための「魔法の杖」、それが「プロジェクト計画書」です。

「計画書」と聞くと、何だかお役所仕事のようで、分厚くて、難解な書類を想像するかもしれません。しかし、その本質は、これから始まる、あなたのプロジェクトという名の「冒険の旅」を、成功に導くための、たった一枚の「航海図」なのです。

プロジェクトマネジメント協会（PMI）の調査によれば、プロジェクトが失敗する最大の原因は「目的の不明確さ」と「計画の不備」にあると言われています。つまり、この「航海図」を、冒険の最初に、いかに精度高く描けるかどうかが、あなたのプロジェクトの成否を、ほぼ決定づけてしまうのです。

この記事では、ITの専門知識がゼロの初心者でも、経営陣を「なるほど！」と唸らせ、周りの仲間を巻き込み、プロジェクトを成功へと導くための「最強のプロジェクト計画書」の作り方を、具体的なテンプレートに沿って、手取り足取り解説していきます。

STEP1: プロジェクトの”魂”を吹き込む。「目的」と「ゴール」の言語化

プロジェクト計画書において、最も重要で、そして、最初に書くべき項目。それが、「このプロジェクトは、一体、何のためにやるのか？」という、目的とゴールの設定です。

ここがフワッとしていると、プロジェクトは必ず、大海原で方向性を見失い、漂流します。多くの初心者が陥る罠は、「手段」と「目的」を混同してしまうことです。

ダメな目的（手段）:「勤怠管理システムを導入する」
最高の目的（ゴール）:「手作業による勤怠データの集計と、給与計算ソフトへの入力にかかっている時間を、現状の月間80時間から30時間に削減する。これにより、経理担当者が、より付加価値の高い『予実管理分析』といった業務に集中できる体制を、6ヶ月以内に構築する」

どうでしょうか。後者の方が、圧倒的に具体的で、魅力的ですよね。この「最高のゴール」を設定するために役立つのが、「SMARTの法則」というフレームワークです。

S (Specific): 具体的か？（勤怠管理業務の効率化）
M (Measurable): 測定可能か？（月間50時間の工数を削減）
A (Achievable): 達成可能か？（現実的な目標か？）
R (Relevant): 関連性があるか？（会社の経営課題「生産性向上」と関連しているか？）
T (Time-bound): 期限が明確か？（6ヶ月以内に）

このフレームワークに沿って考えるだけで、誰でも、具体的で、パワフルなゴールを設定することができます。これが、あなたのプロジェクトの「魂」となります。

STEP2: なぜ”今”やるのか？上司を説得する「背景」と「課題」のロジック

ゴールが決まったら、次はそのプロジェクトの「大義名分」、つまり、「なぜ、今、このプロジェクトをやる必要があるのか？」という正当性を、ロジカルに説明するパートです。これは、上司や経営層から、予算と承認を勝ち取るための、最も重要なプレゼンテーションになります。

ポイントは、現状の課題（As-Is）を、できるだけ「数値」で、具体的に示すことです。

「今の勤怠管理、大変なんです」という、感情的な訴えだけでは、人の心は動きません。

課題の数値化（コスト換算）:
- 「現在、担当者2名による勤怠データの目視確認と、Excelへの手入力で、毎月平均80時間の工数がかかっています。これを人件費（時給2,500円と仮定）に換算すると、月々20万円、年間で240万円のコストが発生しています」
- 「さらに、手入力による転記ミスが、毎月平均で3件発生しており、その給与の再計算や修正手続きといった手戻り作業に、追加で月5時間（12,500円相当）の工数がかかっています」
放置した場合のリスク:
- 「このままでは、法改正（働き方改革関連法など）への対応が遅れるリスクがあります」
- 「月末の長時間残業が常態化しており、担当者の〇〇さんの心身の疲労はピークに達しています。このままでは、優秀な人材の離職に繋がりかねません」

このように、現状の課題を「お金」と「リスク」という、経営者が最も気にする言語に翻訳してあげることで、「それは、悠長なことは言っていられないな。すぐに対策を打つべきだ」という、強い当事者意識を引き出すことができるのです。

STEP3: 炎上を防ぐ最強の防波堤。「やること」と「やらないこと」の明確な線引き

おめでとうございます。あなたのプロジェクトの重要性が認められ、いよいよ具体的な計画に進むことになりました。しかし、ここに、プロジェクトが失敗する最大の落とし穴、「スコープ・クリープ」が待ち構えています。

スコープ・クリープとは、プロジェクトが始まった後に、関係者から「あれもやってほしい」「ついでに、これもできないか？」と、次から次へと新しい要求が追加され、雪だるま式に作業範囲が膨れ上がっていく、恐ろしい現象です。

この怪物から、あなたのプロジェクトを守るための最強の防波堤が、計画書の「スコープ（範囲）」の項目で、「やること」と、それ以上に重要な「やらないこと」を、明確に線引きしておくことです。

【今回のプロジェクトのスコープ】

スコープ内（やること）:
1. クラウド型勤怠管理システムの選定・導入
2. 全従業員のICカードまたはスマホアプリによる打刻体制の構築
3. 既存の給与計算ソフトとのデータ連携
4. 全従業員への操作説明会の実施
スコープ外（やらないこと）:
1. 交通費や経費の精算機能の導入（今回は見送り、フェーズ2で検討）
2. プロジェクト別の工数管理機能の導入
3. テレワーク時のPCログオン・ログオフ時刻との連携

「やらないこと」を決めるのは、時に勇気がいります。「それはできません」と断ることで、相手をがっかりさせてしまうかもしれないからです。しかし、ここで曖昧な返事をしてしまうと、後で「やってくれるって言ったじゃないか！」という、最悪の事態を招きます。

プロジェクトを炎上から守り、期限内にゴールへとたどり着くために、この「やらないことを決める勇気」こそが、リーダーに最も求められる資質なのです。

STEP4: 冒険の仲間と旅の工程表。「体制」と「スケジュール」の可vis化

さて、目的地の島も、そこへ至る航路も決まりました。次は、「誰と、どんな船で、いつまでに到着するのか」という、冒険の具体的な計画を立てる番です。

体制図：あなたの冒険のパーティを決めよう まず、このプロジェクトという冒険に参加する「仲間（パーティ）」を、明確にします。

プロジェクトオーナー（王様）: 会社の役員など、プロジェクトの最高責任者。最終的な意思決定を下し、予算を承認する人。
プロジェクトリーダー（勇者）: あなたです。プロジェクト全体の進捗を管理し、仲間をまとめるリーダー。
プロジェクトメンバー（仲間たち）: 実際に手を動かす、各担当者。今回は、経理部の〇〇さん、人事部の△△さん、といった具体的な名前を入れます。
関係者（村人たち）: 直接のメンバーではないが、協力を仰ぐ必要がある他部署の人たち。

この体制図があることで、「誰に、何を確認すればいいのか」が一目瞭然になり、コミュニケーションが円滑になります。

スケジュール：冒険の工程表を作ろう 次に、ゴールまでの道のりを、具体的なタスクに分解し、時系列に並べた「工程表（ガントチャート）」を作成します。難しく考える必要はありません。まずは、「WBS（作業分解構成図）」という手法で、やるべきことを大きな塊から小さな作業へと、箇条書きで分解してみましょう。

勤怠管理システムの導入
- 1. 要件定義
  - 1-1. 現場へのヒアリング
  - 1-2. 要件定義書の作成
- 1. 製品選定
  - 2-1. 候補製品のリストアップ
  - 2-2. 各社からの見積もり取得
  - 2-3. 比較検討会の実施
  1. 導入・設定…

このようにタスクを洗い出したら、それをExcelやGoogleスプレッドシートの表にまとめ、各タスクの担当者と、開始日・終了日を記入していけば、立派なガントチャートの完成です。この工程表が、プロジェクトの進捗を管理する上での、強力な武器となります。

STEP5: で、結局いくらかかるの？経営者が納得する「予算」と「投資対効果」

いよいよ、計画書の最終関門です。それは、経営者が最も気にする、「で、このプロジェクトには、結局いくらかかって、会社にとって、どれだけの見返りがあるの？」という問いに、明確に答えることです。

予算：冒険に必要な、すべてのお金をリストアップする まずは、かかる費用を、正直に、そして網羅的にリストアップします。

初期費用:
- ソフトウェアライセンス料：〇〇円
- 導入支援コンサルティング費用：〇〇円
月額費用:
- システム利用料：〇〇円／月
人件費（忘れがち！）:
- プロジェクトメンバーの工数：合計〇〇時間 × 想定時給〇〇円 = 〇〇円

「人件費」は、ついつい見落としがちですが、プロジェクトに費やす社員の時間も、会社にとっては紛れもないコストです。これをきちんと計上することで、あなたの計画書の信頼性は、格段に増します。

投資対効果（ROI）：この冒険のリターンを証明する 次に、これだけの投資をすることで、会社にどれだけの「リターン」があるのかを、具体的に示します。

定量的な効果（金額で測れる効果）:
- STEP2で算出した、残業代や手戻り工数の削減額：年間マイナス〇〇円
定性的な効果（金額では測りにくい効果）:
- 経理担当者の業務満足度の向上、離職率の低下
- リアルタイムな勤怠状況の把握による、労務管理の健全化
- ペーパーレス化による、管理コストの削減と、環境への貢献

「このプロジェクトに〇〇円投資することで、年間で△△円のコスト削減が見込めます。さらに、従業員満足度の向上といった、プライスレスな価値も生まれます」

ここまで具体的に示せれば、経営者も、安心して「GOサイン」を出してくれるはずです。