「PC詳しいから」で総務のAさんにIT全部任せてませんか？情シスいない会社の“駆け込み寺”、IT顧問という選択肢

【この記事はこんな方に向けて書いています】

社内に、情報システムを専門とする部署や担当者がいない中小企業の経営者の方
「パソコンに詳しいから」という理由だけで、総務や経理の社員に、IT関連の業務をすべて押し付けてしまっている方
「プリンターが動かない！」「Wi-Fiが繋がらない！」といった、日々の細かなITトラブル対応に、貴重な時間が奪われていると感じる方
サイバー攻撃や情報漏洩のニュースを見るたび、「うちは大丈夫だろうか…」と漠然とした不安を抱えている方
場当たり的なIT投資ではなく、会社の成長に繋がる、戦略的なIT活用をしたいと考えているが、誰に相談すればいいか分からない方

もし、一つでも「うちの会社のことだ…」と、ドキッとしたなら、この記事はあなたのためのものです。

これは、社内のIT業務を、善意の“パソコンに詳しい”社員一人に依存し、数々の問題を抱えていた、とある中小企業A社が、外部の「IT顧問」と契約することで、社内の混乱を収束させ、ITをコスト（悩み）から武器（成長エンジン）へと変貌させた、劇的なビフォーアフターの物語です。

この記事を読み終える頃には、あなたの会社が抱えるIT関連の漠然とした不安や悩みを、スッキリと解消するための、具体的で賢い解決策が手に入っているはずです。

“パソコンに詳しい”Aさんの善意に寄りかかる、危険な経営

A社は、独自の製品で市場から評価される、従業員30名ほどの、元気な中小企業。しかし、その内部には、多くの同規模の会社が抱える、共通の「アキレス腱」がありました。それは、専門の「情報システム担当者」が一人もいないことでした。

では、A社のIT関連業務は、誰が担っていたのでしょうか。それは、総務部のAさん。彼が“IT担当”である理由は、ただ一つ。「若いし、他の社員よりパソコンに詳しそうだから」。もちろん、AさんはITの専門家ではありません。彼の本来の業務は、総務と経理です。

A社と、Aさんの日常

鳴り止まない「ちょっといいですか？」： Aさんが本来の業務に集中しようとすると、必ず誰かがやってきます。「Aさん、ごめん、プリンターが動かなくて…」「なんだか変なメールが届いたんだけど、これ開いても大丈夫？」「新しいソフト、インストールしてもらえませんか？」。そのたびにAさんの仕事は中断され、一日が終わる頃には、本来やるべきだった仕事が山積みに…。
その場しのぎの「トラブル対応」： Aさんは善意で対応しますが、専門知識はないため、解決策は「再起動してみる」「ネットで検索する」といった、その場しのぎのものになりがちです。根本原因が解決されないため、同じトラブルが何度も再発していました。
ある日、突然訪れる「パニック」： ある朝、社内の共有サーバーに誰もアクセスできなくなりました。業務は完全にストップ。Aさんは、ネットで調べながら必死に復旧を試みますが、状況は一向に改善しません。結局、メーカーのサポートセンターに電話し、高額な出張費を払って来てもらうまで、丸一日、会社は機能不全に陥ってしまいました。

この状況、実は多くの企業にとって他人事ではありません。経済産業省の調査によれば、日本の中小企業のうち、専門のIT人材が「大幅に不足している」「やや不足している」と回答した企業は、実に8割以上にのぼります。多くの会社が、A社と同じように、本来の業務を抱えた社員の「善意」と「頑張り」の上に成り立つ、非常に脆いIT基盤の上で、経営を行っているのです。

見えないコストが会社を蝕む。「なんとなくIT」の3つのツケ

A社長は、「Aさんが頑張ってくれているから、うちは何とかなっている」と、どこか楽観的に考えていました。しかし、この「なんとなくIT」の状態が、目に見えない形で、会社の体力を確実に蝕んでいたのです。

そこには、A社長が気づいていなかった、3つの恐ろしい「ツケ」がありました。

ツケ１：【機会損失】という名の、静かな出血 サーバーが止まったあの一日。30人の社員が、8時間働けなかったとします。30人 × 8時間 = 240人時。仮に一人あたりの時間単価を2,500円とすると、たった一日で60万円もの人件費が、何も生み出さずに消えていった計算になります。さらに、AさんがITトラブル対応に費やす時間は、本来、総務・経理として会社の生産性を上げるために使われるべき時間でした。これらすべてが、会社の成長機会を奪う「機会損失」なのです。

ツケ２：【セキュリティリスク】という名の、時限爆弾 Aさんは、ウイルス対策ソフトが入っていれば安全だ、くらいに考えていました。しかし、現代のサイバー攻撃は、そんなに甘くありません。巧妙な偽メールによる「ランサムウェア」に感染すれば、会社の全データが人質に取られ、事業継続すら危ぶまれます。専門知識のないままの運用は、情報漏洩やデータ消失という、取り返しのつかない事態を引き起こす、時限爆弾を抱えているのと同じことなのです。

ツケ３：【戦略不在】という名の、停滞 これが、最も大きなツケかもしれません。A社では、ITは常に「問題が起きたら対処するもの（コスト）」でしかありませんでした。競合他社が、顧客管理システム（CRM）を導入して営業効率を上げたり、クラウド会計ソフトで経理業務を自動化したりしている中、A社はITを「成長のための武器（投資）」として活用する視点を、全く持てていなかったのです。この戦略の不在が、気づかぬうちに、競合との差を広げていました。

社員を一人雇うより、はるかに賢い選択。「IT顧問」という外部の右腕

サーバーダウンの一件で、ようやく事の重大さに気づいたA社長。「やはり、専門のIT担当者を雇うしかないのか…」。しかし、中小企業にとって、専門人材を一人正社員として雇用するのは、簡単なことではありません。給与や社会保険料を考えると、年間で500万円以上の固定費が発生します。そこまでの投資には、なかなか踏みきれませんでした。

そんなA社長が、経営者仲間から紹介されたのが、外部の専門家と契約する「IT顧問」という選択肢でした。

IT顧問って、何をしてくれるの？

単なる「トラブルが起きた時に来てくれる業者」とは、全く違います。 IT顧問は、あなたの会社の「社外の、頼れる情報システム部長」のような存在です。

守りのIT： 日々のITトラブル対応、セキュリティ対策、データのバックアップ体制の構築など、会社をリスクから守るための基盤を固めます。
攻めのIT： 経営者のビジョンや事業戦略をヒアリングし、「その目標を達成するためには、どんなITツールを、どんな順番で導入すべきか」という、中長期的なIT戦略の立案をサポートします。
客観的なアドバイザー： 特定のメーカーやベンダーに縛られない、中立的な立場で、「あなたの会社にとって、本当に最適な製品やサービスは何か」をアドバイスしてくれます。無駄なIT投資をせずに済むのです。

A社は、月々数万円という、正社員を一人雇うコストの何分の一かの費用で、この百戦錬磨の「社外の情報システム部長」を、会社の右腕として迎え入れることを決断しました。

IT顧問がA社にもたらした、3つの劇的な変化

IT顧問との契約が始まると、A社には、A社長の想像をはるかに超える、ポジティブな変化が次々と起こりました。

変化１：「守りのIT」から「攻めのIT」へ。会社に“戦略”が生まれた IT顧問が最初に行ったのは、社内IT環境の徹底的な「健康診断」でした。セキュリティの穴、バックアップの不備などを洗い出し、わずか1ヶ月で、堅牢な「守りのIT基盤」を構築。その上で、A社長と対話し、「3年後に売上を1.5倍にする」という経営目標の達成に向けたIT戦略を立案。その第一歩として、営業活動を可視化する顧客管理システム（CRM）の導入を決定。ITが、初めて会社の「成長戦略」と結びついた瞬間でした。

変化２：トラブル発生率80%減！総務Aさんが、本来の仕事に集中できるようになった 定期的なメンテナンスと、適切なネットワーク機器の導入により、あれほど頻発していた細かなITトラブルは、実に80%も減少しました。残りのトラブルも、IT顧問がリモートで迅速に解決してくれます。これにより、総務のAさんは、ついにIT担当という名の“兼務”から解放され、本来の専門分野である総務・経理の仕事で、その能力を存分に発揮できるようになったのです。

変化３：経営者の「安心感」。そして、未来への確信 A社長にとって、これが何よりの変化でした。ITに関する漠然とした不安から解放され、「うちはプロが見てくれているから大丈夫」という、絶対的な安心感を手に入れたのです。これにより、社長は、ITのことで悩む時間を、製品開発やマーケティングといった、社長にしかできない、より本質的な経営課題に集中させることができるようになりました。