まだExcelで在庫管理？ “神Excel”が招いた欠品地獄から脱出し、キャッシュフローを改善した卸売業A社の話

【この記事はこんな方に向けて書いています】

在庫管理を、特定のベテラン担当者しか使いこなせない、複雑なExcelファイル（通称：神Excel）に頼っている方
誰かが在庫管理ファイルを開いていると、他の人が編集できず、仕事が止まってしまうことがある方
お客様からの在庫問い合わせに、「確認して、折り返します」と、いつもワンクッション置いてしまっている方
Excel上では在庫があるはずなのに、いざ出荷しようとしたら無かった…という、恐ろしい経験がある方
なぜか売れない商品の在庫ばかりが倉庫に積み上がり、会社のキャッシュフローを圧迫していると感じる経営者の方

もし、一つでも「うちの会社のことだ…」と、思わず天を仰いでしまったなら、この記事は、あなたの会社を、目に見えない損失とストレスから解放するための、最初の、そして最も重要な一歩になるはずです。

これは、長年使い続けた秘伝のタレのような「Excel在庫管理」に依存し、常に「欠品」と「過剰在庫」のリスクに晒され続けていた、とある卸売業者A社が、クラウド型の在庫管理システムを導入し、リアルタイム在庫を実現することで、経営そのものを劇的に改善させた、真実の物語です。

この記事を読み終える頃には、その“神Excel”に別れを告げ、あなたの会社に、より多くの利益と、より健全なキャッシュフローをもたらすための、具体的で明確な道筋が見えていることでしょう。

担当者しか触れない「在庫管理ファイル.xlsx」の恐怖

A社は、専門的な工業製品を取り扱う、従業員20名ほどの中小卸売業者。そのビジネスの心臓部を担っていたのは、創業以来、改良が重ねられてきた、一つの巨大なExcelファイルでした。ファイル名は「在庫管理表_マスター.xlsx」。社内では、畏敬の念を込めて「神Excel」と呼ばれていました。

この神Excelを完璧に使いこなせるのは、勤続20年のベテラン担当者、Bさんただ一人。しかし、この「神」に依存した経営が、A社を静かに、しかし確実に、蝕んでいました。

【A社の、非効率で危険な日常】

「今、Bさんが使ってるから、後で！」という待ち時間： 神Excelは、当然ながら、誰かが開いて編集していると、他の人は閲覧しかできません。Bさんが昨日の出荷データを入力している間、営業担当者たちは、受けた注文をExcelに入力できず、手元のメモに書き留めておくだけ。そのメモが、後で入力し忘れられ、受注機会の損失に繋がることも、一度や二度ではありませんでした。
いつ見ても「過去」の在庫数： A社の在庫情報は、決してリアルタイムではありませんでした。朝一番に見た在庫数が「10個」だったとしても、それは「昨日の夕方時点」の数字。午前中に別の営業担当者が5個の注文を取っていれば、実際の在庫は残り5個です。しかし、その情報は、担当者がExcelに入力するまで誰にも共有されないため、「在庫がある」と信じて安請け合いし、結果的に欠品させてしまうという悲劇が、週に一度は起きていました。
ヒューマンエラーという、避けられない悪夢： Bさんは誰よりも真面目で正確な仕事をしていましたが、人間である以上、ミスは起こります。FAXで届いた注文書の「6」と「0」を見間違える。品番の入力で、一文字だけ打ち間違える。たったそれだけの、ほんの小さなミスが、最終的に数十万円単位の誤出荷や、顧客からの信頼失墜という、大きな損害に繋がっていたのです。

ある日、ついに決定的な事件が起こります。大手顧客からの、社運を左右するほどの大口受注。Bさんは神Excelを確認し、「在庫、問題ありません！」と太鼓判を押しました。しかし、いざ出荷準備を始めると、実際の在庫は、必要な数の半分にも満たなかったのです。原因は、数週間前の入力ミスでした。この一件で、A社は数百万の利益を失い、長年築いてきた顧客との信頼関係にも、大きなヒビが入ってしまいました。

なぜExcelではダメなのか？リアルタイム性を失った情報の“価値”

多くの経営者は、「Excelは使い慣れているし、何より無料だ」と考えています。しかし、複数の人間が関わる「在庫管理」という業務において、Excelを使い続けることには、構造的な欠陥と、見過ごせないリスクが存在します。

欠陥１：【同時編集ができない】という、根本的な制約 Excelは、もともと個人が表計算をするためのツールです。複数の担当者が、同時に、一つのファイルに情報を書き込むようには設計されていません。この根本的な制約が、A社で起きていたような「待ち時間」や「入力漏れ」といった、業務のボトルネックを生み出します。

欠陥２：【リアルタイム性がない】という、致命的な弱点 Excelに記録されている情報は、入力された瞬間から「過去のデータ」になります。刻一刻と変わる在庫の状況を、リアルタイムに反映することは不可能です。つまり、あなたは常に「古い情報」に基づいて、重要な経営判断（発注、受注）を下していることになるのです。これは、ビジネスにおいて、非常に危険な行為です。

欠陥３：【データが壊れやすい】という、脆弱性 神Excelは、複雑な関数やマクロ、たくさんのシートで構成されています。誰かが誤って数式を一つ消してしまったり、並べ替えを失敗したりしただけで、ファイル全体が正常に機能しなくなる危険性と、常に隣り合わせです。誰が、いつ、どこを、どのように変更したのか、その履歴を追うことも困難です。あまりにも脆く、あまりにも危険な土台の上に、ビジネスが成り立っているのです。

ある調査によれば、業務で使われているExcelシートの約9割に、何らかのミスが存在すると言われています。あなたの会社の神Excelは、本当に大丈夫だと、自信を持って言えるでしょうか？

Excel卒業！クラウド在庫管理システムという“共通の真実”

あの悪夢のような大口受注の失敗を機に、A社のA社長は、ついに決断しました。「もう、Bさん一人の頑張りと、この危険なExcelファイルに、会社の未来を預けるのはやめよう」

A社が、神Excelの代わりとして導入したのが、「クラウド型の在庫管理システム」でした。

クラウド在庫管理システムとは？

一言でいえば、「インターネットを通じて、いつでも、どこでも、誰でも、会社の“今”の在庫状況を、リアルタイムで正確に確認できる仕組み」です。

これまでBさんのパソコンの中にしか存在しなかった「神Excel」という唯一の真実が、クラウド上に解放され、営業担当者も、倉庫担当者も、そして経営者である社長も、全員が、常に「一つの、共通の真実」を見ることができるようになったのです。

このシステムが、Excelの欠点をすべて解決してくれました。

リアルタイム在庫の実現： 営業担当者が、外出先のスマホから受注を入力した瞬間、在庫データは即座に更新されます。「在庫、確認して折り返します」という言葉は、A社から消えました。
複数人での同時作業が可能に： 営業担当が受注入力をしている横で、倉庫担当は入荷データを入力する。お互いの仕事を待つ必要は、もうありません。
ヒューマンエラーの激減： バーコードスキャンによる入荷・出荷検品機能を導入したことで、手入力による品番や数量の間違いは、ほぼゼロになりました。
強固なデータ管理： データは、安全なクラウド上で管理され、自動でバックアップされます。誰が、いつ、どんな操作をしたのか、すべての履歴が残るため、内部統制の観点からも、比較にならないほど安全です。

そして何より、こうしたクラウドシステムは、かつてのように何百万円もするものではありません。月々数万円からの利用料で、大企業並みの在庫管理体制を、中小企業でも手軽に構築できる時代になっているのです。

欠品率80%減、在庫は3,000万円圧縮！A社に起きた本当の変化

クラウド在庫管理システムの導入から半年後。A社は、まったく別の会社へと生まれ変わっていました。

変化１：売上15%アップ！欠品による機会損失を撲滅 リアルタイムで正確な在庫数が把握できるようになったことで、「攻め」の在庫管理が可能になりました。売れ筋のAランク商品は、絶対に欠品させないよう、適切な安全在庫を設定。これにより、欠品による機会損失は、実に80%も減少し、会社の総売上は15%も向上しました。

変化２：キャッシュフローの大幅改善！3,000万円の現金を創出 逆に、ほとんど売れていなかったCランクの不良在庫は、データによってすべて可視化されました。A社は、これらの不要な在庫の仕入れを止め、処分を進めた結果、総在庫金額を、実に3,000万円も圧縮することに成功。そのお金は、新たな人気商品の仕入れや、会社の未来への投資へと生まれ変わりました。

変化３：属人化からの脱却と、全社員の生産性向上 これまでBさん一人に集中していた在庫管理業務は、誰でもできるシンプルな作業へと変わりました。Bさんは、空いた時間を使って、データ分析に基づいた、より戦略的な発注計画の立案に集中できるように。営業担当者たちは、移動中の隙間時間で在庫確認や受発注ができるようになり、顧客と向き合う時間が増えました。会社全体の生産性は、測定するまでもなく向上したのです。