閉店後の“発注作業”、まだ手作業でやってますか？ POSと在庫管理の連携で「考える発注」をゼロにした小売店の話

【この記事はこんな方に向けて書いています】

お店の営業終了後、一人残って、棚の商品を数えながら発注作業をするのが日課になっている店長・オーナーの方
何をどれくらい発注するか、結局は自分の「記憶」と「勘」に頼ってしまっている方
「しまった、人気のアレがもうない！」お客様に言われてから、欠品に気づくことがよくある方
バックヤードが、「念のために」と多めに発注した商品の段ボールで、いっぱいになってしまっている方
発注や在庫管理のような裏方仕事ではなく、接客や品揃え、お店のファンを増やすような、もっと創造的な仕事に時間を使いたい、と心から願っている方

もし、一つでも「これ、まさに自分のことだ…」と、思わず頷いてしまったなら、この記事は、あなたを、日々の面倒な「作業」から解放するための、最初の、そして最も重要な道しるべとなるはずです。

これは、こだわりの商品を扱う、とある小さな小売店A店の店長が、閉店後の憂鬱な発注業務を「自動化」することで、週10時間以上の自由な時間を手に入れ、お店の利益を劇的に改善させた、嘘のような本当の物語です。

この記事を読み終える頃には、あなたが「経営者」として本当にやるべき仕事に集中するための、具体的で、明日からでも踏み出せる、新しい働き方が見えていることでしょう。

閉店後、ひとり電卓を叩く店長。それが“当たり前”だったA店の日常

A店は、店長であるAさんのセンスが光る、お洒落な生活雑貨が人気のお店。お客様との会話を楽しみ、こだわりの商品を仕入れて、きれいにディスプレイする。Aさんは、そんな「お店作り」が大好きでした。

しかし、Aさんには、大嫌いな仕事がありました。それは、お客様が帰り、シャッターを閉めた後、一人で始める、あの「発注業務」です。

【A店長の、閉店後の憂鬱なルーティン】

STEP1：店内を歩き回り、在庫を目で確認 Aさんは、メモ帳とペンを片手に、広い店内を歩き回ります。「うーん、このお皿は、残り3枚か。じゃあ、10枚くらい発注しておくか…」「こっちのマグカップは、あまり動いてないけど、念のため2個だけ入れておくか」。その判断基準は、すべてAさんの「目視」と「記憶」、そして「勘」でした。
STEP2：事務所に戻り、ひたすら手入力 店内のチェックが終わると、今度は事務所のパソコンの前に座ります。取引先ごとに分かれた、いくつものExcelの発注シートを開き、メモを見ながら、商品コードと数量を、一件一件、ひたすら手で打ち込んでいく。そして、それをメールに添付して、各取引先に送信する…。

この一連の作業に、Aさんは、毎日1時間から2時間もの時間を費やしていました。週にすれば、10時間以上。この時間は、もちろん無給です。

この「手作業」頼りの発注が、A店に、静かな、しかし深刻な問題をもたらしていました。

見えない場所での「欠品」 棚の奥に隠れていたり、ストック場所を勘違いしていたりして、Aさんの目視チェックから漏れる商品が、必ず出てきます。そして、翌日、お客様から「あのお皿、ありますか？」と聞かれ、初めて欠品に気づくのです。これは、売上を逃す「機会損失」であると同時に、お客様の期待を裏切る行為でした。
「念のため」が生み出す「過剰在庫」 欠品を恐れるあまり、Aさんは、つい「念のため、少し多めに」発注してしまいがちでした。その結果、お店の小さなバックヤードは、あまり売れない商品の段ボールで常にパンク寸前。この「過剰在庫」は、お店の貴重なキャッシュを、売れないモノに変えてしまう、経営における最大の敵の一つでした。

ある調査によれば、中小小売店の経営者は、労働時間の25%以上を、こうした発注や在庫管理といった、直接売上を生まないノンコア業務に費やしていると言われています。Aさんは、大好きなお店作りのために、嫌いな作業に忙殺され、さらにその作業が、お店の経営を圧迫するという、最悪の悪循環に陥っていたのです。

なぜ、こんなに時間がかかるのか？「POSレジ」と「在庫」の情報が分断されているという病

なぜ、A店長の発注業務は、これほどまでに非効率で、ミスが多かったのでしょうか。 A店長が怠けていたから？能力が低いから？全く違います。

問題の本質は、A店の「情報の流れ」が、完全に分断されていたことにありました。

【情報①】レジ（POS）にある「今日、何が売れたか」という正確な販売データ
【情報②】倉庫や棚にある「今、実際に何がいくつあるか」という在庫データ

この二つの、ビジネスの根幹をなす重要な情報が、A店では、まったく繋がっていなかったのです。 A店が使っていたのは、昔ながらの、通称「ガチャレジ」。売上金額を記録することはできても、どの商品が売れたかをデータとして記録し、在庫数にリアルタイムで反映させる機能はありませんでした。

そのため、この分断された二つの情報を繋ぐ役割を、すべてA店長一人の「人力」に頼らざるを得なかったのです。 商品が売れる → 物理的に在庫が減る → （閉店後）店長が目で見て気づく → 店長が頭で考えて判断する → 店長が手で発注する。

この、あまりにもアナログで、間違いが入り込む隙だらけのプロセスこそが、A店を苦しめる、すべての元凶でした。

「レジで売れたら、自動で発注」の衝撃。クラウドPOSと在庫管理の“連携”

この負の連鎖を断ち切るため、A店長が、専門家のアドバイスのもと、導入を決断したのが、「クラウドPOSレジ」と「クラウド在庫管理システム」を、“連携”させるという、新しい仕組みでした。

【A店に起きた、魔法のような変化】

レジを、クラウドPOSに刷新 まず、古かったガチャレジを、iPadで操作できる、最新の「クラウドPOSレジ」に入れ替えました。これにより、商品が一つ売れるたびに、「どの商品が、いつ、いくつ売れたか」というデータが、リアルタイムでインターネット上のデータベースに記録されるようになりました。
クラウド在庫管理システムを導入 次に、これまでExcelで管理していた在庫情報を、クラウド型の「在庫管理システム」に移行しました。
そして、二つを「連携（API連携）」させる ここが、今回の革命の心臓部です。クラウドPOSとクラウド在庫管理システムを、APIという仕組みで連携させました。これにより、以下の「全自動プロセス」が実現したのです。商品Aが、レジでピッ！とスキャンされる（クラウドPOS） ↓ その瞬間に、POSから在庫管理システムへ、「商品Aが1個売れました」という信号が飛ぶ ↓ 在庫管理システムが、商品Aの在庫数を、自動で「10個 → 9個」に更新する ↓ システムが、「在庫数が、あらかじめ設定した発注点（例：10個）を下回ったな」と判断する ↓ システムが、取引先Bへの「発注リスト」に、商品Aを自動で追加する

A店長がやるべきことは、一日の終わりに、システムが自動で作成した「発注リスト」を確認し、「発注実行」ボタンを、ただクリックするだけ。あの、憂鬱だった1〜2時間の店内徘徊と、PCへの手入力作業は、完全に過去のものとなったのです。

発注作業10時間→0へ！店長Aさんが手に入れた“本当の仕事”

この「発注の自動化」は、A店長と、お店の経営に、驚くべき成果をもたらしました。

成果１：週10時間以上の「自由な時間」の創出 これまで、週に10時間以上を費やしていた発注作業は、1日わずか5分の「確認とクリック」に変わりました。A店長は、この創出された膨大な時間を使って、本当にやりたかった仕事に集中できるようになったのです。

お客様との対話の時間が増え、顧客満足度が向上した
POSデータを分析し、売れ筋や死に筋を把握。魅力的な売り場作りができるようになった
新商品のリサーチや、新しい取引先の開拓に時間を使えるようになった
そして何より、毎日、定時に家に帰り、家族と夕食をとれるようになった

成果２：在庫の最適化で、キャッシュフローが劇的に改善 データに基づいた正確な自動発注により、人気商品の欠品は、ほぼなくなりました。一方で、「念のため」の過剰在庫も一掃され、総在庫金額は、導入前に比べて25%も圧縮されました。倉庫に眠っていたお金が、自由に使えるキャッシュに変わり、お店の資金繰りは、劇的に健全化したのです。

成果３：お店の「成長」へのシフト 発注という「作業」から解放されたA店長は、ついに、お店の未来を考える「経営者」としての仕事に、時間と頭脳を使えるようになりました。空いた時間で、新たにネットショップを開設。クラウド上の正確な在庫データと連携させることで、実店舗とネット、両方での売上を、大きく伸ばすことに成功したのです。