「IT担当者ゼロ」でもう悩まない！月額制IT顧問がもたらす、中小企業の「安心」と「成長」とは？

【この記事はこんな方に向けて書いています】

社内にITに詳しい人がいなくて、誰に相談していいか分からない経営者の方
「パソコンが動かない！」「ネットに繋がらない！」といった社員からのSOS対応に追われている総務や他業務との兼任担当者の方
ITを活用して業務効率化や売上アップを目指したいけど、何から手をつけていいか分からない方
IT業者に問い合わせても、専門用語ばかりで話が噛み合わず困っている方
今のIT環境に漠然とした不安やリスクを感じている方

社内にIT専門の担当者がいない。これは多くの中小企業が抱える共通の悩みです。経済産業省の調査でも、中小企業の約7割がIT人材の「量」または「質」に課題を感じているというデータがあります。そんな中、「パソコンの調子が悪い」「システムにログインできない」といった日常的なトラブルから、「新しい会計ソフトを導入したい」「セキュリティ対策って、うちの会社は大丈夫？」といった専門的な相談まで、誰が対応していますか？多くの場合、PCに少し詳しい社員や、総務担当の方が本来の業務の合間を縫って対応しているのではないでしょうか。しかし、その場しのぎの対応は、実は見えないコストを生み、会社の成長を妨げる大きなリスクをはらんでいます。この記事では、IT担当者不在に悩んでいたA社が、月額制のIT顧問契約という「よろず相談窓口」を手に入れたことで、どのように課題を解決し、攻めのIT活用へと舵を切ることができたのか、具体的な事例を交えてご紹介します。あなたの会社の未来を考える、きっかけになれば嬉しいです。

「パソコンが苦手な私が、IT担当…？」 A社が抱えていた深刻な悩み

今回ご紹介するのは、従業員30名ほどの食品メーカーであるA社。長年、地域に愛される商品を製造・販売してきました。しかし、会社の成長とは裏腹に、経営者のB社長には大きな悩みがありました。それは、社内にITを専門とする部署や担当者がいないことです。

日常的なITに関する問い合わせは、すべて総務部のAさんが一手に引き受けていました。AさんはもともとPCが得意なわけではありません。しかし、「一番若くて、スマホの操作に慣れているから」という理由だけで、いつの間にか社内の「なんでもIT係」になっていたのです。

Aさんの午前中は、大体こんな感じでした。

「Aさん、ごめん！パソコンが固まって動かない！」「すみません、昨日まで使えていた共有フォルダにアクセスできなくて…」「新しいプリンターの接続、お願いできますか？」

営業部からのSOS、製造部からの問い合わせ、経理部からの依頼…。Aさんは自分の仕事を何度も中断し、社内を駆け回ります。ネットで解決策を検索し、試行錯誤を繰り返すものの、原因が分からず半日を費やしてしまうことも少なくありませんでした。

Aさんの奮闘むなしく、社内のIT環境は悪化の一途をたどります。

頻発するネットワークトラブル： 朝礼後や昼休み明けなど、特定の時間帯になるとWi-Fiが極端に遅くなり、業務に支障が出ていました。
バラバラのソフトウェア： 各部署がそれぞれ別のツールを使っているため、データの連携ができず、二重入力の手間が発生していました。
脆弱なセキュリティ： セキュリティソフトはPC購入時に入っていたものだけ。更新も各自任せで、ウイルス対策はほぼ無防備な状態でした。

Aさんは本来の総務の仕事が後回しになり、連日の残業。心身ともに疲れ果てていました。「このままでは、自分の仕事も会社もダメになってしまう…」。

一方、経営者のB社長も強い危機感を抱いていました。ITトラブルによる業務の停滞はもちろんのこと、情報漏洩などのセキュリティ事故が起きたら会社の信用は失墜してしまう。それに、競合他社がITを活用してどんどん業務を効率化しているという話も耳にします。「うちもITの力で、もっと生産性を上げたり、新しい販路を開拓したりできるはずだ。でも、何から手をつければいいのか、誰に相談すればいいのか、全く分からない…」。

Aさんの疲弊と、B社長の焦り。これらは、IT担当者がいない多くの中小企業が抱える、非常にリアルで深刻な悩みだったのです。

その場しのぎの対応が招く、見えないコストと大きなリスク

Aさんのように、本来の業務と兼任でIT担当の役割を担っている方は、本当に素晴らしいと思います。しかし、善意の対応が、実は会社全体で大きな損失を生んでいる可能性について、一度立ち止まって考えてみる必要があります。その損失とは、「見えないコスト」と「大きなリスク」です。

時間と機会を奪う「見えないコスト」

まず、コストについて考えてみましょう。ITトラブルが発生した際、社員が「Aさーん！」と呼んでから、Aさんが対応し、問題が解決するまで、どれくらいの時間がかかっているでしょうか。

仮に、1件のトラブル解決に平均1時間かかるとします。そして、トラブルに見舞われた社員と、対応するAさんの2人の時間が使われるとしましょう。社員の平均時給を2,500円と仮定すると…

2,500円 × 2名 × 1時間 = 5,000円

1件のトラブルで、すでに5,000円のコストが発生しています。もし、このようなトラブルが月に10件発生すれば5万円、年間では60万円もの人件費が、本来の業務とは別のところで消えている計算になります。これはあくまで直接的な人件費だけの話です。

生産性の低下： トラブルが解決するまで、その社員は仕事ができません。周りの社員も気になって集中力が削がれるかもしれません。
Aさん自身の機会損失： AさんがITトラブルに対応している間、本来やるべきだった契約書の作成や、採用活動といった、より付加価値の高い業務が遅れてしまいます。
ビジネスチャンスの損失： 「ITを活用すれば、もっと効率的な営業ができるかもしれない」「オンラインショップを強化すれば売上が伸びるかもしれない」。そんなアイデアが浮かんでも、「相談できる相手がいない」「今の環境では無理だ」と諦めてしまい、成長の機会を逃しているとしたら、その損失は計り知れません。

これら全てが、目には見えにくいですが、確実に会社の体力を奪っていく「見えないコスト」なのです。

会社の存続を揺るがす「大きなリスク」

コスト以上に深刻なのが、潜んでいるリスクです。特に「セキュリティ」と「属人化」は、会社の存続を揺るがしかねない重大な問題です。

ある調査によると、中小企業がサイバー攻撃を受けた際の平均被害額は、数百万円から数千万円にものぼると言われています。Aさんのような兼任担当者の場合、専門知識がないままセキュリティ設定を行うのは非常に危険です。

ウイルス感染・ランサムウェア： 一台のPCがウイルスに感染しただけで、社内ネットワーク全体に広がり、全てのデータが人質に取られる可能性があります。復旧のために高額な身代金を要求されたり、事業が数週間ストップしたりするケースも後を絶ちません。
情報漏洩： 顧客情報や取引先の機密情報が外部に漏れてしまえば、損害賠償はもちろん、会社の信用は地に落ちてしまいます。たった一度のミスが、長年かけて築き上げてきたものを全て壊してしまうのです。

そしてもう一つが「属人化」のリスクです。今はAさんがいるから、なんとかなっているかもしれません。しかし、もしAさんが急に退職することになったらどうなるでしょうか？

社内のネットワーク構成、各種システムのパスワード、過去のトラブル対応履歴…。それら全ての情報がAさんの頭の中にしかなく、誰も引き継げない「ブラックボックス」状態になってしまうのです。これは、会社にとって時限爆弾を抱えているのと同じ状況と言えるでしょう。

「うちは大丈夫」と思っている会社ほど、実は危険な状態に陥っているケースが多いのです。

「いつでも相談できる安心感」が会社を変えた。月額制IT顧問という選択

深刻な状況を打破するため、B社長が決断したのが「月額制IT顧問契約」でした。外部の専門家に、社内のITに関する「よろず相談窓口」になってもらうという選択です。

最初は「外部の人にうちの会社のことが分かるのか？」「費用対効果はどうなんだろう？」といった不安もあったそうです。しかし、無料相談で自社の状況を正直に話したところ、専門家から的確な分析と具体的な改善提案を受け、「この人たちなら任せられる」と確信に変わりました。

契約後、A社には劇的な変化が訪れました。

まず、社員がITトラブルで困った際の連絡先が、AさんからIT顧問の専門チームに変わりました。 電話やチャットで連絡すれば、専門家がすぐにリモートで状況を確認し、迅速に対応してくれます。

トラブル解決までの時間が大幅に短縮： これまで半日かかっていたような問題も、数十分で解決することが増えました。社員はすぐに本来の業務に戻ることができ、ストレスも大幅に軽減されました。
Aさんの解放： 何よりも大きな変化は、AさんがIT関連の問い合わせから完全に解放されたことです。彼女は本来の総務の仕事に集中できるようになり、残業もなくなりました。溜まっていた業務を片付け、以前からやりたかった業務改善の企画にも着手できるようになり、仕事へのモチベーションも大きく向上しました。

IT顧問の仕事は、トラブル対応だけではありません。彼らはA社のIT環境を根本から見直し、プロの視点で「安全で快適なインフラ」を構築していきました。

ネットワーク環境の最適化： 頻発していたWi-Fiの不具合の原因を突き止め、機器の再設定や入れ替えを実施。今では、どの時間帯でも快適にインターネットが使えるようになりました。
セキュリティ対策の強化： UTM（統合脅威管理）と呼ばれる専門のセキュリティ機器を導入し、外部からの不正アクセスやウイルス侵入をブロック。全社員のPCのセキュリティソフトも一元管理し、常に最新の状態を保つ仕組みを整えました。
データバックアップ体制の構築： 重要なデータは、毎日自動でクラウド上にバックアップされるようになりました。万が一、PCが故障したり、ランサムウェアの被害に遭ったりしても、すぐにデータを復旧できるという安心感は、何物にも代えがたいものです。

「いつでも、どんな些細なことでも専門家に相談できる」。この安心感が、社員一人ひとりのITへの苦手意識を和らげ、A社の職場全体の雰囲気を明るく変えていったのです。

IT顧問は「修理屋」じゃない！未来を創るパートナー

月額制IT顧問契約の価値は、トラブルを解決する「守りのIT」だけにとどまりません。むしろ、その真価は、会社の未来を共に創る「攻めのIT活用」を支援してくれる点にあります。

A社でも、IT環境が安定した次のステップとして、IT顧問との月1回の定例ミーティングが始まりました。この場で話し合われるのは、日々のトラブル報告ではなく、「ITを使って、どうすればもっと会社が良くなるか？」という未来志向のテーマです。

B社長は、長年温めていたアイデアをIT顧問にぶつけてみました。「営業担当が、外出先からでも簡単に見積もり作成や在庫確認ができるようにしたいんだ」「製造ラインの進捗状況を、リアルタイムで全社共有できないだろうか」「オンラインでの販売を、もっと強化していきたい」

これまでのA社なら、「どうせ無理だ」と諦めていたような話です。しかし、IT顧問はB社長の想いを丁寧にヒアリングし、専門家の視点から次々と具体的な提案をしてくれました。

営業支援ツールの導入： スマートフォンやタブレットで使えるSFA（営業支援システム）を提案。複数のツールを比較検討し、A社の規模や業態に最もフィットするものを選定。導入から設定、社員への操作説明まで、一貫してサポートしてくれました。
情報共有基盤の構築： ビジネスチャットツールやクラウドストレージを全社で統一。これにより、部署間の壁がなくなり、リアルタイムでの情報共有が可能に。ペーパーレス化も進み、コスト削減と業務効率化を同時に実現しました。
DX推進のパートナーとして： IT導入補助金など、国や自治体が提供している支援制度の情報を提供。申請書類の作成サポートも行い、A社は通常よりも少ない負担で新しいシステムを導入することに成功しました。

IT顧問は、もはや単なる「業者」ではありません。経営者のビジョンを理解し、事業戦略に寄り添いながら、ITという武器でその実現を後押ししてくれる「外部の頼れるIT部長」のような存在になったのです。

ここで、コストの話に戻りましょう。仮に、A社がIT担当者を一人、正社員で雇用したとします。採用コストや社会保険料などを含めると、年収500万円の社員を雇うには、会社としては年間600万〜700万円ほどのコストがかかります。しかし、月額制のIT顧問契約であれば、多くの場合、月額数万円から。つまり、正社員を一人雇う数分の一から十分の一程度のコストで、一人の担当者ではなく、多様なスキルを持つ専門家チームを味方につけることができるのです。

トラブル対応に追われる守りのITから、未来を創る攻めのITへ。この転換こそが、中小企業がこれからの時代を勝ち抜くための、最も賢明な投資の一つと言えるのではないでしょうか。