残業の原因「Excel作業」を撲滅！非エンジニア向け、業務爆速ITツール4選

【この記事はこんな方に向けて書いています】

毎月繰り返される、あのExcel作業…。複数のファイルを開き、データをコピペして、VLOOKUPで格闘し、ピボットテーブルで集計…。気づけば半日終わっていた、なんて経験はありませんか？

Excelは間違いなく神ツールです。しかし、現代のビジネスでは、Excelだけで全てをこなそうとすると、あなたの貴重な時間と気力がどんどん奪われてしまいます。ある調査では、オフィスワーカーは単純作業に1日約3時間も費やしているというデータもあるほど。

そこで今回は、あなたの“Excel地獄”を終わらせるための、強力なITツールを厳選して4つ紹介します。プログラミング不要で、非エンジニアでも直感的に使えるものばかり。あなたの仕事を「単純作業」から「価値創造」へと変える第一歩が、ここにあります。

【データ連携・加工】Power Query（パワークエリ）

まず絶対に覚えてほしいのが、Excelに標準搭載されている（バージョンによっては無料追加可能）この「Power Query」です。これは、様々な場所にあるデータをExcelに取り込み、結合・加工する作業を“自動化”してくれる魔法の機能です。

毎月の売上レポート作成を例にしましょう。以前は、各支店のExcelファイルを開き、一つのシートにコピペし、不要な行列を削除して…という作業を手作業でやっていませんでしたか？

Power Queryを使えば、こうした一連の操作を一度だけ記録するだけでOK。来月からは、新しいファイルが来ても「更新」ボタンをワンクリックするだけ。数秒で、先月と同じ形式の綺麗なレポートが完成します。もう、VLOOKUPのエラーに悩まされることもありません。

次に紹介するのが、あなたのPC操作そのものを代行してくれる「RPA（Robotic Process Automation）」です。これは、あなたの専用アシスタントロボットを育てるようなもの。

「Excelのこのデータをコピーして、会社の基幹システムにログインして、この画面に貼り付ける」といった、アプリケーションをまたぐような定型作業はありませんか？RPAは、こうした一連のクリックやキーボード入力をすべて記録し、あなたの代わりに寸分の狂いなく実行してくれます。

Windowsユーザーなら無料で使える「Power Automate for desktop」から始められるので、導入のハードルも高くありません。メールに添付された請求書PDFを自動でフォルダに保存する、なんて作業もお手の物です。

Excelでグラフを作った後、「あ、データが更新されたから作り直しだ…」「関係者にメールで送らなきゃ…」といった手間、面倒ですよね。その悩みを解決するのが「BI（ビジネスインテリジェンス）ツール」です。

Googleが無料で提供する「Looker Studio」などが有名で、これを使えば、様々なデータソース（Excel、スプレッドシート、Google Analyticsなど）に直接接続し、Web上で動かせるインタラクティブなグラフやダッシュボードを作成できます。

一度作ってしまえば、元データが更新されるとダッシュボードも自動で最新の状態に。関係者はURLにアクセスするだけでいつでも最新の数字を確認できるため、「あのExcelファイル送ってください」というやり取りが撲滅されます。

最後に、Excelへの「入力」作業を劇的に効率化するツールです。

Webサイトから競合商品の価格や口コミを一つひとつコピペしてリストを作る…。そんな作業は「Webスクレイピングツール」に任せましょう。サイトのURLを指定するだけで、必要な情報を自動で収集し、ExcelやCSV形式で出力してくれます。

また、紙の請求書やアンケート結果を手入力しているなら「AI OCR」の出番です。スマホで撮影したりスキャンするだけで、AIが画像内の文字を高精度で読み取り、データ化してくれます。入力ミスもなくなり、時間も大幅に短縮できます。

これらのツールは、Excelを捨てるためのものではありません。Excelが得意なこと、苦手なことを見極め、最適なツールと組み合わせること。それこそが、これからの時代の賢い働き方です。まずは一番つらいと感じている作業から、一つ試してみませんか？